Auftragsverarbeitungsvertrag.
Sie sind Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer Kundendaten; Vigilae handelt als Auftragsverarbeiter. Hier steht, Klausel für Klausel, wozu wir uns verpflichten. Dieses Dokument ist dem Abonnementvertrag beigefügt und wird Ihnen auf einfache Anfrage unterzeichnet ausgehändigt.
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Vigilae, in 55 Sekunden.
Vom verstreuten Dossier zum versiegelten Register: Die KI nimmt wahr, die Engine klassifiziert, Sie entscheiden, der Nachweis wird versiegelt.
55 Sekunden · französisches Voiceover · Untertitel verfügbar · Ton zuschaltbar
Gegenstand, Art und Dauer.
Was wir verarbeiten, wozu und wie lange.
- Gegenstand. Bereitstellung eines Dienstes für die Compliance bei der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung: Anlage und Aufbewahrung von Sorgfaltsdossiers, Screening gegen die amtlichen Listen, Vorbereitung von Verdachtsmeldungen.
- Art der Vorgänge. Erheben, Erfassen, Organisieren, Speichern, Abfragen, Auslesen, Verschlüsseln, Löschen.
- Kategorien betroffener Personen. Kunden und Interessenten der Kanzlei, ihre wirtschaftlich Berechtigten, ihre Gegenparteien sowie die Mitarbeitenden der Kanzlei, die den Dienst nutzen.
- Kategorien von Daten. Identifikationsdaten, Nachweisunterlagen, Elemente der Risikobeurteilung und – sofern eine Meldung besteht – deren Inhalt, dessen Vertraulichkeit durch Artikel L.561-18 des französischen Währungs- und Finanzgesetzbuchs geschützt ist.
- Dauer. Die des Abonnements, verlängert um die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die Sie einstellen, insbesondere die fünf Jahre des Artikels L.561-12.
Unsere Pflichten.
- Dokumentierte Weisungen. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Ihre Weisung, die sich in Ihrer Nutzung des Dienstes und in diesem Vertrag verkörpert. Erscheint uns eine Weisung als Verstoß gegen die Verordnung, teilen wir Ihnen dies mit.
- Vertraulichkeit. Die zum Zugriff auf die Daten befugten Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Der Zugriff auf Verdachtsmeldungen ist im Dienst zusätzlich auf die Personen beschränkt, die Sie hierfür benennen.
- Unterstützung. Wir unterstützen Sie bei der Beantwortung von Anträgen betroffener Personen, bei Ihren Datenschutz-Folgenabschätzungen und im Fall einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten – die wir Ihnen unverzüglich melden.
- Verzeichnis. Wir führen das in Artikel 30 Absatz 2 vorgesehene Verzeichnis der Kategorien von Verarbeitungen, die wir in Ihrem Auftrag durchführen.
Weitere Auftragsverarbeiter.
Sie genehmigen die Inanspruchnahme der nachstehend aufgeführten Auftragsverarbeiter. Jede Hinzufügung wird Ihnen vor deren Inbetriebnahme angezeigt, sodass Ihnen die Möglichkeit bleibt, Widerspruch zu erheben.
| Dienstleister | Zweck | Ort |
|---|---|---|
| OVH SAS | Hosting der Anwendungsserver und der Datenbank. | Frankreich |
| Hetzner Online GmbH | Aufbewahrung einer verschlüsselten Sicherungskopie in einem anderen Land als demjenigen, in dem der Dienst betrieben wird, um eine Wiederherstellung nach einem Ausfall, einer unbeabsichtigten Vernichtung oder einem Cyberangriff zu ermöglichen. | Deutschland |
| Google Cloud (Vertex AI) — modèle Claude d'Anthropic | Assistierte Extraktion der Nachweisunterlagen und dokumentarischer Copilot, sofern die Funktion von der Kanzlei aktiviert ist. | Europäische Union |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Einzug der Abonnementzahlungen und Verwaltung der Zahlungsmittel. | Irland |
| HubSpot Ireland Ltd | Erfassung und Nachverfolgung der über die öffentlichen Formulare der Website gesendeten Anfragen (Online-Audit, Demo). | Irland |
| Brevo (Sendinblue SAS) | Zustellung der Transaktions-E-Mails: Anforderung von Unterlagen beim Kunden, Auditbericht, Digest und Erinnerungen. | Frankreich |
| OVH SAS — stockage objet | Aufbewahrung der Nachweisunterlagen der Sorgfaltsdossiers während der gesetzlich vorgeschriebenen Dauer von fünf Jahren. | Frankreich |
| Google Ireland Ltd (Google Analytics 4) | Reichweitenmessung der öffentlichen Seiten der Unternehmenswebsite, nach ausdrücklicher Einwilligung des Besuchers. | Irland |
Die aktuelle Liste mit den betroffenen Daten und den geltenden Garantien finden Sie auf der Seite Auftragsverarbeiter.
Sicherheit.
Die nachstehenden Maßnahmen sind die tatsächlich umgesetzten, keine Liste von Absichtserklärungen.
- Verschlüsselung der Daten im Ruhezustand (AES-256-GCM) und bei der Übertragung (TLS).
- Trennung der Daten nach Kanzlei, durchgesetzt auf Ebene der Datenbank und nicht allein durch den Anwendungscode.
- Protokollierung der Zugriffe und verkettetes Integritätsregister zu jedem Dossier, unabhängig vom Dienst überprüfbar.
- Zweiter Authentifizierungsfaktor für jedes Konto verfügbar und für eine gesamte Kanzlei verbindlich vorschreibbar.
- Verschlüsselte Sicherungen und getestete Wiederherstellung.
Verbleib der Daten bei Vertragsende.
Am Ende der Leistung wählen Sie zwischen Rückgabe und Löschung. Die Rückgabe erfolgt in einem verwertbaren Format, zusammen mit den Nachweiselementen, die eine Prüfung der Integrität ermöglichen. Die Löschung erstreckt sich auf die Kopien einschließlich der Sicherungen, innerhalb einer Frist, die wir Ihnen nennen.
Ein Vorbehalt, und er wiegt schwer: Daten, die Sie aufgrund einer gesetzlichen Pflicht aufbewahren müssen – insbesondere die fünf Jahre des Artikels L.561-12 –, werden nicht gelöscht, solange diese Pflicht läuft. Maßgeblich ist Ihre Compliance-Organisation, nicht das Ende des Abonnements.
Überprüfung.
Sie können den Nachweis der Einhaltung dieser Pflichten verlangen. Wir stellen die technische Dokumentation des Dienstes bereit und beantworten Prüffragebögen. Ein Audit vor Ort kann vereinbart werden, auf Ihre Kosten, mit angemessener Vorankündigung und ohne die Vertraulichkeit der Daten anderer Kanzleien zu beeinträchtigen.
Sie brauchen dieses Dokument unterzeichnet?
Fragen Sie danach: Wir senden es Ihnen unterzeichnet zurück, ohne vorherige Verhandlung.
Ohne Kreditkarte · Ohne Bindung · Geführte Inbetriebnahme
Vigilae unterstützt den Fachmann bei seinen GwG-Pflichten. Das Werkzeug nimmt wahr, strukturiert, screent und protokolliert; der Fachmann bleibt der alleinige Entscheider und der alleinige Melder gegenüber der zentralen Meldestelle (FIU).