Verwerkersovereenkomst.
U bent verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van uw cliënteel; Vigilae treedt op als verwerker. Hier staat, clausule per clausule, waartoe wij ons verbinden. Dit document wordt bij het abonnementscontract gevoegd en wordt u op eenvoudig verzoek ondertekend bezorgd.
Score op een schaal van 0 tot 100 in 2 minuten · Zonder bankkaart · Zonder verplichting
Vigilae, in 55 seconden.
Van het verspreide dossier naar het verzegelde register: de AI neemt waar, de engine classificeert, u beslist, het bewijs wordt verzegeld.
55 seconden · Franse voice-over · ondertiteling beschikbaar · geluid inschakelbaar
Voorwerp, aard en duur.
Wat wij verwerken, waarom en tot wanneer.
- Voorwerp. Levering van een dienst voor de naleving van de bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering: aanleg en bewaring van waakzaamheidsdossiers, screening tegen de officiële lijsten, voorbereiding van meldingen van ongebruikelijke transacties.
- Aard van de verwerkingen. Verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, raadplegen, extraheren, versleutelen, wissen.
- Categorieën van personen. Cliënten en prospecten van het kantoor, hun uiteindelijk begunstigden, hun tegenpartijen en de medewerkers van het kantoor die de dienst gebruiken.
- Categorieën van gegevens. Identificatiegegevens, bewijsstukken, elementen ter beoordeling van het risico en — wanneer er een melding bestaat — de inhoud daarvan, waarvan de vertrouwelijkheid wordt beschermd door artikel L.561-18 van de code monétaire et financier.
- Duur. Die van het abonnement, verlengd met de wettelijke bewaartermijnen die u instelt, met name de vijf jaar van artikel L.561-12.
Onze verplichtingen.
- Gedocumenteerde instructies. Wij verwerken uw gegevens uitsluitend op uw instructies, die vorm krijgen door uw gebruik van de dienst en door deze overeenkomst. Lijkt een instructie ons in strijd met de verordening, dan stellen wij u daarvan in kennis.
- Vertrouwelijkheid. De personen die toegang hebben tot de gegevens zijn gebonden aan een geheimhoudingsverbintenis. De toegang tot de meldingen van ongebruikelijke transacties is binnen de dienst bovendien beperkt tot de personen die u daartoe aanwijst.
- Bijstand. Wij staan u bij om te antwoorden op verzoeken tot uitoefening van rechten, bij uw gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens — die wij u zonder onnodige vertraging melden.
- Register. Wij houden het register bij van de categorieën van verwerkingen die voor uw rekening worden verricht, zoals bedoeld in artikel 30, lid 2.
Subverwerkers.
U geeft toestemming voor het inschakelen van de hieronder opgesomde verwerkers. Elke toevoeging wordt u vóór de ingebruikname gemeld, zodat u zich ertegen kunt verzetten.
| Dienstverlener | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| OVH SAS | Hosting van de applicatieservers en van de database. | Frankrijk |
| Hetzner Online GmbH | Bewaren van een versleutelde back-up in een ander land dan waar de dienst wordt geëxploiteerd, om herstel na een storing, een onopzettelijke vernietiging of een cyberaanval mogelijk te maken. | Duitsland |
| Google Cloud (Vertex AI) — modèle Claude d'Anthropic | Ondersteunde extractie van de bewijsstukken en documentaire copiloot, wanneer het kantoor de functie activeert. | Europese Unie |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Incasso van de abonnementen en beheer van de betaalmiddelen. | Ierland |
| HubSpot Ireland Ltd | Registratie en opvolging van de aanvragen die via de openbare formulieren van de site worden verstuurd (online audit, demo). | Ierland |
| Brevo (Sendinblue SAS) | Verzending van de transactionele e-mails: verzoek om stukken aan de cliënt, auditrapport, digest en herinneringen. | Frankrijk |
| OVH SAS — stockage objet | Bewaren van de bewijsstukken van de waakzaamheidsdossiers gedurende de wettelijke termijn van vijf jaar. | Frankrijk |
| Google Ireland Ltd (Google Analytics 4) | Bezoekersmeting van de openbare pagina's van de presentatiewebsite, na uitdrukkelijke toestemming van de bezoeker. | Ierland |
De actuele lijst, met de betrokken gegevens en de toepasselijke waarborgen, staat op de pagina verwerkers.
Beveiliging.
De onderstaande maatregelen zijn die welke daadwerkelijk zijn ingevoerd, geen lijst van voornemens.
- Versleuteling van de gegevens in rust (AES-256-GCM) en tijdens verzending (TLS).
- Scheiding van de gegevens per kantoor, toegepast op het niveau van de database en niet alleen door de applicatiecode.
- Logging van de toegangen en geketend integriteitsregister op elk dossier, verifieerbaar los van de dienst.
- Tweede authenticatiefactor beschikbaar voor elk account, en verplicht te stellen voor een volledig kantoor.
- Versleutelde back-ups en geteste herstelprocedure.
Het lot van de gegevens aan het einde van het contract.
Aan het einde van de dienstverlening kiest u tussen teruggave en wissing. De teruggave gebeurt in een bruikbaar formaat, vergezeld van de bewijselementen waarmee de integriteit ervan kan worden gecontroleerd. De wissing betreft de kopieën, back-ups inbegrepen, binnen een termijn die wij u meedelen.
Eén voorbehoud, en het is een belangrijk voorbehoud: de gegevens die u op grond van een wettelijke verplichting moet bewaren — met name de vijf jaar van artikel L.561-12 — worden niet gewist zolang die verplichting loopt. Uw nalevingsdispositief geeft de doorslag, niet het einde van het abonnement.
Audit.
U kunt vragen om aan te tonen dat deze verplichtingen worden nageleefd. Wij stellen de technische documentatie van de dienst ter beschikking en beantwoorden verificatievragenlijsten. Een audit ter plaatse kan worden overeengekomen, op uw kosten, met een redelijke opzegtermijn en zonder de vertrouwelijkheid van de gegevens van andere kantoren in het gedrang te brengen.
Hebt u dit document ondertekend nodig?
Vraag het aan: wij sturen het u ondertekend terug, zonder voorafgaande onderhandeling.
Zonder bankkaart · Zonder verplichting · Begeleide ingebruikname
Vigilae ondersteunt de professional bij zijn Wwft-verplichtingen. Het hulpmiddel neemt waar, structureert, screent en traceert; de professional blijft als enige beslisser en als enige melder bij de FIU.