Privacybeleid (AVG)

Laatst bijgewerkt: 21 oktober 2026

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verantwoordelijke voor de hieronder beschreven verwerkingen (account-, prospectie- en navigatiegegevens) is:

Onderneming

VIGILAE, vereenvoudigde naamloze vennootschap met één aandeelhouder (SASU), 4 ZA Les Grands Prés, 01170 Chevry — R.C.S. Bourg-en-Bresse, SIREN 108 950 528

Contact gegevensbescherming

rgpd@vigilae.org — Alexandre PEREIRA, functionaris gegevensbescherming

2. Bijzondere rol met betrekking tot AML/CFT-gegevens (verantwoordelijke / verwerker)

Het volgende onderscheid is essentieel:

• Gegevens uit de cliëntenonderzoeksdossiers (identiteit van de cliënten van de professional, uiteindelijk begunstigden, stukken, resultaten van screening, elementen van de melding van ongebruikelijke transacties): de onderworpen professional-gebruiker is de verwerkingsverantwoordelijke; Vigilae treedt op als verwerker in de zin van artikel 28 van de AVG, op gedocumenteerde instructie van de gebruiker en in het kader van een verwerkersovereenkomst (DPA).
• Account-, facturatie-, prospectie- en navigatiegegevens: Vigilae is verwerkingsverantwoordelijke.

De AML/CFT-verwerkingen berusten op een wettelijke verplichting die op de professional rust (Frans Monetair en Financieel Wetboek, art. L.561-1 e.v.); bepaalde bewaartermijnen en beperkingen van rechten vloeien hier rechtstreeks uit voort.

3. Verwerkte gegevens en doeleinden

Account en gebruik van de dienst

Professionele identiteit, e-mail, inloggegevens, technische logboeken — om de dienst te leveren, te beveiligen en te verbeteren.

Logging van de toegangen

Onze servers leggen elk verzoek vast — volledig IP-adres, datum en tijd, methode, opgevraagd pad, antwoordcode en browser (user-agent) — voor beveiligingsdoeleinden en foutdiagnose: misbruik opsporen en na een incident onderzoek doen. Deze logbestanden, die 6 maanden worden bewaard, bevatten geen cookies, authenticatieheaders of URL-parameters, en e-mailadressen in het pad worden erin gemaskeerd.

Cliëntenonderzoeksgegevens (als verwerker)

Gegevens die nodig zijn voor de AML/CFT-onderzoeken die door de gebruiker worden ingediend — om de extractie, de identificatie van de uiteindelijk begunstigden, de risicobeoordeling, de screening en de samenstelling van het bewijsdossier mogelijk te maken, volgens de instructies van de gebruiker.

Gratis zelfevaluatie

Antwoorden op de vragenlijst en contact-e-mail — om de score en de aanbevelingen te verstrekken en, indien van toepassing, om contact met u op te nemen.

Prospectie en commerciële relatie

Professionele contactgegevens — voor commerciële communicatie, op grond van gerechtvaardigd belang en/of toestemming, met het recht om zich op elk moment te verzetten.

Partnercode

Als u via de link van een partner van Vigilae op de site komt, worden de code van die partner en de datum van zijn aankomst in uw browser bewaard. Ten hoogste dertig dagen lang vergezellen ze de aanvraag die u doet, een gratis zelfevaluatie, een offerte, een demonstratie of een terugbelverzoek, of uw abonnement, zodat die kan worden toegekend aan de partner die u naar ons heeft verwezen. De code wordt dan met uw aanvraag vastgelegd, en samen met die aanvraag verwijderd. Bij een abonnement wordt hij ook doorgegeven aan onze betalingsdienstaanbieder en bewaard bij de berekening van de commissies die aan de partner verschuldigd zijn. De partner ziet hoeveel aanvragen en abonnementen aan hem worden toegekend, zonder uw naam of uw contactgegevens. De code dient ook om misbruik via aanvragen onder eenzelfde code te beperken. Een recentere link van een andere partner vervangt hem. Na dertig dagen wordt de code niet meer gebruikt, en de site wist hem bij uw volgende bezoek. U kunt hem op elk moment wissen door de gegevens van de site in uw browser te verwijderen.

Cookies en publieksmeting

Zie de sectie « Cookies » hieronder.

4. Rechtsgrondslagen

• Uitvoering van de overeenkomst (levering van de dienst aan de gebruiker).
• Wettelijke verplichting van de gebruiker (AML/CFT-stelsel), voor de cliëntenonderzoeksgegevens die als verwerker worden verwerkt.
• Gerechtvaardigd belang (beveiliging, verbetering van de dienst, gematigde B2B-prospectie).
• Toestemming (niet-essentiële cookies, bepaalde communicatie).

5. Ontvangers en verwerkers

De gegevens zijn toegankelijk voor het bevoegde personeel van de uitgever en, in voorkomend geval, voor technische verwerkers die contractueel zijn omkaderd, met name:

• de hostingprovider (OVH SAS : hosting, Frankrijk — Europese Unie; OVH SAS : back-ups, Frankrijk — Europese Unie; Hetzner Online GmbH : back-ups, Duitsland — Europese Unie);
• het systeem voor klantrelatiebeheer (HubSpot Ireland Ltd — gegevens gehost in de Europese Unie), voor de registratie en de opvolging van de aanvragen die via de openbare formulieren van de site worden verzonden (online zelfevaluatie, offerteaanvraag, demonstratie, terugbelverzoek) — nooit gegevens uit cliëntendossiers;
• de dienstverlener voor het bezorgen van e-mails (Brevo — Sendinblue SAS, Frankrijk — Europese Unie), voor het versturen van transactionele berichten: verzoek om stukken gericht aan de cliënt van een kantoor, zelfevaluatierapport, overzichtsmail en herinneringen. Deze verwerker ontvangt het adres en de naam van de ontvanger, het onderwerp en de inhoud van het bericht, alsook de bijlagen;
• geen enkele screeningprovider: de officiële lijsten (Europese Unie, Verenigde Naties; in Frankrijk: Direction générale du Trésor) worden op onze servers gedownload en de vergelijking gebeurt lokaal. Geen enkele naam van een cliënt wordt aan een derde doorgegeven om te worden gescreend;
• de betalingsdienstaanbieder (Stripe Payments Europe, Ltd., Ierland — Europese Unie), voor de inning van de abonnementen en het beheer van de betaalmiddelen. Deze verwerker ontvangt het facturatieadres en de betalingsidentificatiegegevens; de kaartgegevens worden uitsluitend door hem verwerkt en Vigilae bewaart daarvan geen enkel nummer;
• de opslag van de bewijsstukken (OVH SAS, Frankrijk — Europese Unie), waar de stukken die door de professional of diens cliënt worden aangeleverd gedurende de wettelijke termijn van vijf jaar worden bewaard: identiteit, woonplaats, bewijzen van de herkomst van de gelden. Zij worden vóór het aanleveren versleuteld;
• de AI-ondersteuning (extractie van stukken, copiloot): zij is sinds 5 september 2026 geactiveerd. Het model is Claude, van Anthropic, uitgevoerd op de infrastructuur van Google Cloud (Vertex AI) in de regio europe-west1, binnen de Europese Unie. Zij ontvangt de inhoud van de voor extractie ingediende stukken en de tekst van de aan de copiloot gestelde vragen. Deze gegevens worden niet gebruikt om modellen te trainen; de prompts en de antwoorden worden ten hoogste zestig dagen bewaard, uitsluitend met het oog op het opsporen van misbruik, en worden daarna verwijderd. De screening, de risicobeoordeling en het register blijven zonder haar werken, op deterministische engines: de AI neemt waar, de engine rekent, en de beslissing blijft die van de professional;
• de publieksmeting van de openbare pagina's (Google Ireland Ltd — Google Analytics 4), onderworpen aan uw voorafgaande toestemming: er wordt niets gemeten zolang de banner niet is geaccepteerd, waarbij weigering de standaardtoestand is. Zij betreft uitsluitend de vitrinesite, nooit de applicatie noch enige gegevens uit een dossier.

De gegevens worden niet verkocht of overgedragen aan derden voor commerciële doeleinden.

6. Doorgifte buiten de Europese Unie

De gegevens worden gehost en verwerkt binnen de Europese Unie. In de gekozen configuratie vindt er geen enkele doorgifte buiten de EU plaats. Mocht er een verwerker worden ingevoerd die een doorgifte buiten de EU met zich meebrengt, dan zou deze worden omkaderd door de passende waarborgen (modelcontractbepalingen of adequaatheidsbesluit) en zou dit beleid worden bijgewerkt.

7. Bewaartermijnen

• Accountgegevens: gedurende de looptijd van de contractuele relatie, gevolgd door archivering overeenkomstig de toepasselijke wettelijke verplichtingen.
• Cliëntenonderzoeksgegevens: bewaard onder het toezicht van de professional die verwerkingsverantwoordelijke is. De AML/CFT-regelgeving legt een bewaring van 5 jaar op vanaf het einde van de zakelijke relatie of de uitvoering van de transactie (art. L.561-12 van het Frans Monetair en Financieel Wetboek).
• Prospectiegegevens: 3 jaar vanaf uw aanvraag, of 30 dagen indien uw adres niet is bevestigd; behoudens verzet.
• Cookies: termijn gepreciseerd in de daaraan gewijde sectie (ten hoogste 13 maanden voor de aan toestemming onderworpen trackers).

8. Beveiliging

Er worden technische en organisatorische maatregelen getroffen om de gegevens te beschermen: versleuteling van gevoelige gegevens in rust (kluis AES-256-GCM), verzegeling en tijdstempeling van het register (afdruk SHA-256), toegangscontrole, logging. De vertrouwelijkheid van de melding van ongebruikelijke transacties wordt door ontwerp gerespecteerd (art. L.561-18 CMF): het bestaan en de inhoud ervan worden niet aan de cliënt bekendgemaakt.

9. Uw rechten

Overeenkomstig de AVG beschikt u over het recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, verzet en overdraagbaarheid, alsook over het recht om richtlijnen vast te stellen met betrekking tot het lot van uw gegevens na uw overlijden.

Voor de cliëntenonderzoeksgegevens kan de uitoefening van bepaalde rechten (met name het recht op wissing) worden beperkt door de wettelijke bewarings- en vertrouwelijkheidsverplichtingen die eigen zijn aan de AML/CFT, en dient deze te worden gericht aan de professional die verwerkingsverantwoordelijke is.

Om uw rechten uit te oefenen op de verwerkingen waarvoor Vigilae verantwoordelijk is: rgpd@vigilae.org. U kunt een klacht indienen bij de CNIL (www.cnil.fr).

10. Cookies

De site plaatst uitsluitend elementen die strikt noodzakelijk zijn voor de werking ervan en voor uw weergavevoorkeuren (licht/donker thema, taal, het onthouden van uw toestemmingskeuze), lokaal opgeslagen in uw browser. Als u via de link van een partner komt, bewaart de site daar ook de code van die partner, die ten hoogste dertig dagen wordt gebruikt (zie « Partnercode », in sectie 3). Ze gebruikt een cookieloze bezoekersmeting (Umami, zelf gehost), die is vrijgesteld van toestemming. Daarnaast gebruikt ze Google Analytics 4, een tracker van derden die onderworpen is aan voorafgaande toestemming: er wordt niets via dit hulpmiddel gemeten zolang u de banner niet hebt geaccepteerd (standaard weigering, geen advertentiecookies). U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door de banner te weigeren of door de gegevens van de site in uw browser te wissen.

11. Wijzigingen

Dit beleid kan worden bijgewerkt. De toepasselijke versie is die welke op deze pagina is gepubliceerd op de datum van uw raadpleging.