Politika zasebnosti (GDPR)

Zadnja posodobitev: 21. oktober 2026

1. Upravljavec obdelave

Upravljavec spodaj opisanih obdelav (podatki o računu, o pridobivanju strank in o brskanju) je:

Družba

VIGILAE, poenostavljena delniška družba z enim delničarjem (SASU), 4 ZA Les Grands Prés, 01170 Chevry — R.C.S. Bourg-en-Bresse, SIREN 108 950 528

Kontakt za varstvo podatkov

rgpd@vigilae.org — Alexandre PEREIRA, kontaktna oseba za varstvo podatkov

2. Posebna vloga glede podatkov s področja PPDT (upravljavec / obdelovalec)

Naslednje razlikovanje je bistveno:

• Podatki iz spisov skrbnega pregleda (identiteta strank strokovnjaka, dejanski lastniki, dokumenti, rezultati presejanja, elementi prijave suma): zavezani strokovnjak, ki je uporabnik, je upravljavec obdelave; Vigilae nastopa v vlogi obdelovalca v smislu člena 28 GDPR, na podlagi dokumentiranih navodil uporabnika in v okviru pogodbe o obdelavi (DPA).
• Podatki o računu, izdajanju računov, pridobivanju strank in brskanju: Vigilae je upravljavec obdelave.

Obdelave s področja PPDT temeljijo na zakonski obveznosti, ki zavezuje strokovnjaka (Denarni in finančni zakonik, čl. L.561-1 in naslednji); iz tega neposredno izhajajo nekateri roki hrambe in omejitve pravic.

3. Obdelovani podatki in nameni

Račun in uporaba storitve

Poklicna identiteta, e-poštni naslov, podatki za prijavo, tehnični dnevniki — za zagotavljanje, zavarovanje in izboljševanje storitve.

Beleženje dostopov

Naši strežniki beležijo vsako zahtevo — polni naslov IP, datum in uro, metodo, zahtevano pot, kodo odgovora in brskalnik (user-agent) — za namene varnosti in diagnostike napak: za odkrivanje zlorab in preiskavo po incidentu. Ti dnevniki, ki se hranijo 6 mesecev, ne vsebujejo piškotkov, glav za preverjanje pristnosti ali parametrov URL, e-poštni naslovi v poti pa so v njih zakriti.

Podatki skrbnega pregleda (v vlogi obdelovalca)

Podatki, potrebni za skrbni pregled PPDT, ki jih naloži uporabnik — za omogočanje izvlečka, ugotavljanja dejanskih lastnikov, ocene tveganja, presejanja in oblikovanja dokaznega spisa v skladu z navodili uporabnika.

Brezplačna samoocena

Odgovori na vprašalnik in kontaktni e-poštni naslov — za zagotovitev ocene, priporočil in po potrebi ponovnega stika z vami.

Pridobivanje strank in poslovno razmerje

Poklicni kontaktni podatki — za poslovno komuniciranje, na podlagi zakonitega interesa in/ali privolitve, s pravico do ugovora kadar koli.

Koda partnerja

Če na spletno mesto pridete prek povezave partnerja družbe Vigilae, se koda tega partnerja in datum njenega prihoda hranita v vašem brskalniku. Največ trideset dni spremljata zahtevo, ki jo oddate, za brezplačno samooceno, ponudbo, predstavitev ali povratni klic, ali vašo naročnino, da se pripiše partnerju, ki vas je usmeril k nam. Koda se takrat zabeleži skupaj z vašo zahtevo in se skupaj z njo tudi izbriše. Pri naročnini se posreduje tudi našemu ponudniku plačilnih storitev in se hrani skupaj z izračunom provizij, ki pripadajo partnerju. Partner vidi, koliko zahtev in naročnin mu je pripisanih, brez vašega imena in vaših kontaktnih podatkov. Koda služi tudi za omejevanje zlorabnih zahtev, oddanih pod isto kodo. Novejša povezava drugega partnerja jo nadomesti. Po tridesetih dneh se koda ne uporablja več, spletno mesto pa jo izbriše ob vašem naslednjem obisku. Kadar koli jo lahko izbrišete tako, da izbrišete podatke spletnega mesta v svojem brskalniku.

Piškotki in merjenje obiskanosti

Glejte spodnji razdelek »Piškotki«.

4. Pravne podlage

• Izvajanje pogodbe (zagotavljanje storitve uporabniku).
• Zakonska obveznost uporabnika (sistem PPDT), za podatke skrbnega pregleda, obdelane v okviru obdelave.
• Zakoniti interes (varnost, izboljševanje storitve, umerjeno pridobivanje strank B2B).
• Privolitev (nebistveni piškotki, določena sporočila).

5. Prejemniki in podobdelovalci

Do podatkov lahko dostopa pooblaščeno osebje izdajatelja in po potrebi tehnični obdelovalci, ki so pogodbeno zavezani, zlasti:

• gostitelj (OVH SAS: gostovanje, Francija — Evropska unija; OVH SAS: varnostne kopije, Francija — Evropska unija; Hetzner Online GmbH: varnostne kopije, Nemčija — Evropska unija);
• orodje za upravljanje odnosov s strankami (HubSpot Ireland Ltd — podatki gostovani v Evropski uniji) za evidentiranje in spremljanje povpraševanj, poslanih prek javnih obrazcev spletnega mesta (spletna samoocena, zahteva za ponudbo, predstavitev, povratni klic) — nikoli podatki iz spisov strank;
• ponudnik dostave elektronske pošte (Brevo — Sendinblue SAS, Francija — Evropska unija) za pošiljanje transakcijskih sporočil: zahteva za dokumente, naslovljena na stranko strokovnjaka, poročilo o samooceni, povzetek in opomniki. Prejme naslov in ime prejemnika, zadevo in vsebino sporočila ter priloge;
• noben ponudnik presejanja: uradni seznami (Evropska unija, Združeni narodi, francoska Direction générale du Trésor) se prenesejo na naše strežnike, primerjava pa se izvede lokalno. Nobeno ime stranke se za namen presejanja ne posreduje tretji osebi;
• ponudnik plačilnih storitev (Stripe Payments Europe, Ltd., Irska — Evropska unija) za pobiranje naročnin in upravljanje plačilnih sredstev. Prejme naslov za izdajo računa in plačilne identifikatorje; podatke o kartici obdeluje izključno on sam, Vigilae pa ne hrani nobene številke kartice;
• hramba dokazil (OVH SAS, Francija — Evropska unija), kjer se za zakonsko dobo petih let hranijo dokumenti, ki jih naloži strokovnjak ali njegova stranka: istovetnost, prebivališče, dokazila o izvoru sredstev. Šifrirani so že pred oddajo;
• pomoč z UI (izvleček dokumentov, kopilot): vklopljena je od 5. septembra 2026. Model je Claude družbe Anthropic, ki se izvaja na infrastrukturi Google Cloud (Vertex AI) v regiji europe-west1, znotraj Evropske unije. Posredujeta se mu vsebina dokumentov, predloženih v izvleček, in besedilo vprašanj, zastavljenih kopilotu. Ti podatki se ne uporabljajo za učenje modelov; pozivi in odgovori se hranijo največ šestdeset dni izključno za namen odkrivanja zlorab, nato pa se izbrišejo. Presejanje, ocena tveganja in register še naprej delujejo brez nje, na determinističnih mehanizmih: UI zaznava, mehanizem računa, odločitev pa ostane odločitev strokovnjaka;
• merjenje obiskanosti javnih strani (Google Ireland Ltd — Google Analytics 4), pogojeno z vašo predhodno privolitvijo: dokler pasica ni sprejeta, se ne meri nič, privzeto stanje pa je zavrnitev. Nanaša se izključno na predstavitveno spletno mesto, nikoli na aplikacijo ali na katere koli podatke iz spisa.

Podatki se ne prodajajo niti odstopajo tretjim osebam v komercialne namene.

6. Prenosi izven Evropske unije

Podatki se gostijo in obdelujejo znotraj Evropske unije. V izbrani konfiguraciji se ne izvaja noben prenos izven EU. Če bi bilo treba uvesti podobdelovalca, ki bi vključeval prenos izven EU, bi bil ta urejen z ustreznimi jamstvi (standardne pogodbene klavzule ali sklep o ustreznosti), ta politika pa bi bila posodobljena.

7. Roki hrambe

• Podatki o računu: za čas trajanja pogodbenega razmerja, nato arhiviranje v skladu z veljavnimi zakonskimi obveznostmi.
• Podatki skrbnega pregleda: hranjeni pod nadzorom strokovnjaka, ki je upravljavec obdelave. Predpisi PPDT nalagajo hrambo 5 let od konca poslovnega razmerja ali od izvedbe transakcije (čl. L.561-12 Denarnega in finančnega zakonika).
• Podatki o pridobivanju strank: 3 leta od vaše zahteve oziroma 30 dni, če vaš naslov ni bil potrjen; razen v primeru ugovora.
• Piškotki: trajanje je opredeljeno v namenskem razdelku (največ 13 mesecev za sledilnike, za katere je potrebna privolitev).

8. Varnost

Za zaščito podatkov se izvajajo tehnični in organizacijski ukrepi: šifriranje občutljivih podatkov v mirovanju (trezor AES-256-GCM), pečatenje in časovno žigosanje registra (odtis SHA-256), nadzor dostopov, beleženje. Zaupnost prijave suma se spoštuje že po zasnovi (čl. L.561-18 CMF): njen obstoj in vsebina se stranki ne razkrijeta.

9. Vaše pravice

V skladu z GDPR imate pravice do dostopa, popravka, izbrisa, omejitve, ugovora in prenosljivosti, kakor tudi pravico do določitve navodil o usodi vaših podatkov po vaši smrti.

Pri podatkih skrbnega pregleda je lahko uveljavljanje nekaterih pravic (zlasti izbrisa) omejeno z zakonskimi obveznostmi hrambe in zaupnosti, značilnimi za PPDT, in ga je treba nasloviti na strokovnjaka, ki je upravljavec obdelave.

Za uveljavljanje svojih pravic pri obdelavah, katerih upravljavec je Vigilae: rgpd@vigilae.org. Pritožbo lahko vložite pri nadzornem organu za varstvo podatkov (Informacijski pooblaščenec, www.ip-rs.si).

10. Piškotki

Spletno mesto shranjuje izključno elemente, ki so nujno potrebni za njegovo delovanje in za vaše nastavitve prikaza (svetla/temna tema, jezik, pomnjenje vaše izbire glede soglasja), shranjene lokalno v vašem brskalniku. Če pridete prek povezave partnerja, spletno mesto v njem hrani tudi kodo tega partnerja, ki se uporablja največ trideset dni (glejte »Koda partnerja« v razdelku 3). Uporablja merjenje obiskanosti brez piškotkov (Umami, gostovano na lastnem strežniku), ki je izvzeto iz soglasja. Poleg tega uporablja Google Analytics 4, sledilnik tretje osebe, ki je predmet predhodnega soglasja: prek tega orodja se ne meri nič, dokler ne sprejmete pasice (privzeto zavrnitev, brez oglaševalskih piškotkov). Svoje soglasje lahko kadar koli prekličete tako, da zavrnete pasico ali izbrišete podatke spletnega mesta v svojem brskalniku.

11. Spremembe

Ta politika se lahko posodobi. Veljavna je različica, objavljena na tej strani na datum vašega ogleda.