Tietosuojakäytäntö (GDPR)

Viimeksi päivitetty: 21. lokakuuta 2026

1. Rekisterinpitäjä

Jäljempänä kuvattujen käsittelytoimien (tili-, markkinointi- ja selaustietojen) rekisterinpitäjä on:

Yhtiö

VIGILAE, yhden osakkeenomistajan yksinkertaistettu osakeyhtiö (SASU), 4 ZA Les Grands Prés, 01170 Chevry — R.C.S. Bourg-en-Bresse, SIREN 108 950 528

Tietosuojayhteyshenkilö

rgpd@vigilae.org — Alexandre PEREIRA, tietosuojayhteyshenkilö

2. Erityisrooli rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämiseen (AML/CFT) liittyvien tietojen osalta (rekisterinpitäjä / henkilötietojen käsittelijä)

Seuraava erottelu on olennainen:

• Asiakkaan tuntemismenettelyihin liittyvät tiedot (ammattilaisen asiakkaiden henkilöllisyys, tosiasialliset edunsaajat, asiakirjat, seulonnan tulokset, epäilyilmoituksen ainekset): palvelua käyttävä ilmoitusvelvollinen ammattilainen on rekisterinpitäjä; Vigilae toimii henkilötietojen käsittelijänä GDPR:n 28 artiklan tarkoittamassa merkityksessä, käyttäjän dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti ja käsittelysopimuksen (DPA) puitteissa.
• Tili-, laskutus-, markkinointi- ja selaustiedot: Vigilae on rekisterinpitäjä.

AML/CFT-käsittelytoimet perustuvat ammattilaista koskevaan lakisääteiseen velvoitteeseen (Ranskan raha- ja rahoituslaki, art. L.561-1 ja seuraavat); tietyt säilytysajat ja oikeuksien rajoitukset johtuvat suoraan tästä.

3. Käsiteltävät tiedot ja käyttötarkoitukset

Tili ja palvelun käyttö

Ammatillinen henkilöllisyys, sähköposti, kirjautumistunnukset, tekniset lokit — palvelun tarjoamiseksi, turvaamiseksi ja parantamiseksi.

Pääsyjen lokitus

Palvelimemme kirjaavat jokaisen pyynnön — täydellisen IP-osoitteen, päivämäärän ja kellonajan, metodin, pyydetyn polun, vastauskoodin ja selaimen (user-agent) — tietoturvan ja virhediagnostiikan vuoksi: väärinkäytösten havaitsemiseksi ja tapahtumien selvittämiseksi jälkikäteen. Näitä lokeja säilytetään 6 kuukautta, niihin ei tallenneta evästeitä, todennusotsakkeita eikä URL-osoitteen parametreja, ja polussa olevat sähköpostiosoitteet peitetään.

Tuntemistiedot (henkilötietojen käsittelijänä)

Käyttäjän toimittamiin AML/CFT-huolellisuustoimiin tarvittavat tiedot — mahdollistamaan tietojen poiminnan, tosiasiallisten edunsaajien tunnistamisen, riskin luokittelun, seulonnan ja todisteaineiston kokoamisen käyttäjän ohjeiden mukaisesti.

Maksuton itsearviointi

Kyselyn vastaukset ja yhteydenoton sähköposti — pisteytyksen ja suositusten toimittamiseksi sekä tarvittaessa teihin uudelleen yhteyden ottamiseksi.

Markkinointi ja liikesuhde

Ammatilliset yhteystiedot — kaupallista viestintää varten, oikeutetun edun ja/tai suostumuksen perusteella, vastustamisoikeuksin milloin tahansa.

Kumppanikoodi

Jos saavutte sivustolle Vigilaen kumppanin linkin kautta, kyseisen kumppanin koodi ja sen saapumispäivä säilytetään selaimessanne. Enintään kolmenkymmenen päivän ajan ne liitetään tekemäänne pyyntöön, olipa kyse maksuttomasta itsearvioinnista, tarjouksesta, esittelystä tai takaisinsoitosta, tai tilaukseenne, jotta se voidaan kohdistaa kumppanille, joka ohjasi teidät luoksemme. Koodi tallennetaan tällöin pyyntönne yhteyteen, ja se poistetaan yhdessä pyynnön kanssa. Tilauksen yhteydessä se välitetään myös maksupalvelun tarjoajallemme ja säilytetään kumppanille maksettavien palkkioiden laskelman yhteydessä. Kumppani näkee, kuinka monta pyyntöä ja tilausta sille kohdistetaan, ilman nimeänne tai yhteystietojanne. Koodia käytetään myös saman koodin alla tehtyjen pyyntöjen väärinkäytön rajoittamiseen. Toisen kumppanin uudempi linkki korvaa sen. Kolmenkymmenen päivän jälkeen koodia ei enää käytetä, ja sivusto poistaa sen seuraavalla käynnillänne. Voitte poistaa sen milloin tahansa poistamalla sivuston tiedot selaimestanne.

Evästeet ja kävijämittaus

Katso alla oleva ”Evästeet”-osio.

4. Käsittelyn oikeusperusteet

• Sopimuksen täytäntöönpano (palvelun tarjoaminen käyttäjälle).
• Käyttäjän lakisääteinen velvoite (AML/CFT-järjestelmä), henkilötietojen käsittelijänä käsiteltävien tuntemistietojen osalta.
• Oikeutettu etu (tietoturva, palvelun parantaminen, mitoitettu B2B-markkinointi).
• Suostumus (ei-välttämättömät evästeet, tietyt viestit).

5. Vastaanottajat ja henkilötietojen käsittelijät

Tiedot ovat julkaisijan valtuutetun henkilöstön ja tarvittaessa sopimusteitse säänneltyjen teknisten palveluntarjoajien, jotka toimivat henkilötietojen käsittelijöinä, käytettävissä, erityisesti:

• palvelintilan tarjoaja (OVH SAS: ylläpito, Ranska — Euroopan unioni; OVH SAS: varmuuskopiointi, Ranska — Euroopan unioni; Hetzner Online GmbH: varmuuskopiointi, Saksa — Euroopan unioni);
• asiakkuudenhallintajärjestelmä (HubSpot Ireland Ltd — tiedot säilytetään Euroopan unionissa), sivuston julkisten lomakkeiden (verkossa tehtävä itsearviointi, tarjouspyyntö, esittely, takaisinsoitto) kautta lähetettyjen yhteydenottojen kirjaamiseen ja seurantaan — ei koskaan asiakasaineistojen tietoja;
• sähköpostien välityspalvelun tarjoaja (Brevo — Sendinblue SAS, Ranska — Euroopan unioni), tapahtumaviestien lähettämiseen: ammattilaisen asiakkaalle osoitettu asiakirjapyyntö, itsearviointiraportti, koosteet ja muistutukset. Se saa vastaanottajan sähköpostiosoitteen ja nimen, viestin aiheen ja sisällön sekä liitetiedostot;
• ei yhtään seulontapalvelun tarjoajaa: viralliset luettelot (Euroopan unioni, Yhdistyneet kansakunnat, Ranskan Direction générale du Trésor) ladataan omille palvelimillemme, ja vertailu tehdään paikallisesti. Yhdenkään asiakkaan nimeä ei välitetä kolmannelle osapuolelle seulottavaksi;
• maksupalvelun tarjoaja (Stripe Payments Europe, Ltd., Irlanti — Euroopan unioni), tilausmaksujen veloittamiseen ja maksutapojen hallintaan. Se saa laskutusosoitteen ja maksutunnisteet; korttitietoja käsittelee yksin se, eikä Vigilae säilytä yhtään korttinumeroa;
• todentavien asiakirjojen tallennuspalvelu (OVH SAS, Ranska — Euroopan unioni), jossa säilytetään viiden vuoden lakisääteisen ajan ne asiakirjat, jotka ammattilainen tai hänen asiakkaansa on toimittanut: henkilöllisyys, kotiosoite, varojen alkuperän todisteet. Ne salataan ennen tallennusta;
• tekoälyavustus (asiakirjojen tietojen poiminta, kopilotti): se on ollut käytössä 5. syyskuuta 2026 alkaen. Malli on Anthropicin Claude, joka suoritetaan Google Cloud (Vertex AI) -infrastruktuurissa europe-west1-alueella Euroopan unionin sisällä. Sille välitetään poimintaan annettujen asiakirjojen sisältö sekä kopilotille esitettyjen kysymysten teksti. Näitä tietoja ei käytetä mallien kouluttamiseen; kehotteet ja vastaukset säilytetään enintään kuusikymmentä päivää yksinomaan väärinkäytön havaitsemiseksi, minkä jälkeen ne poistetaan. Seulonta, riskiluokitus ja rekisteri toimivat edelleen ilman sitä, deterministisillä moottoreilla: tekoäly havainnoi, moottori laskee, ja päätös on aina ammattilaisen;
• julkisten sivujen kävijämittaus (Google Ireland Ltd — Google Analytics 4), joka edellyttää ennakkosuostumustasi: mitään ei mitata ennen kuin palkki on hyväksytty, ja oletustilana on kieltäytyminen. Se koskee vain esittelysivustoa, ei koskaan sovellusta eikä mitään asiakasaineiston tietoa.

Tietoja ei myydä eikä luovuteta kolmansille osapuolille kaupallisiin tarkoituksiin.

6. Siirrot Euroopan unionin ulkopuolelle

Tiedot säilytetään ja käsitellään Euroopan unionin alueella. Valitussa kokoonpanossa ei tehdä lainkaan siirtoja EU:n ulkopuolelle. Mikäli otettaisiin käyttöön henkilötietojen käsittelijä, joka edellyttäisi siirtoa EU:n ulkopuolelle, tällainen siirto suojattaisiin asianmukaisin takein (vakiosopimuslausekkeet tai riittävyyttä koskeva päätös), ja tämä käytäntö päivitettäisiin.

7. Säilytysajat

• Tilitiedot: sopimussuhteen keston ajan, minkä jälkeen arkistointi sovellettavien lakisääteisten velvoitteiden mukaisesti.
• Tuntemistiedot: säilytetään rekisterinpitäjänä toimivan ammattilaisen valvonnassa. AML/CFT-sääntely edellyttää 5 vuoden säilytystä liikesuhteen päättymisestä tai liiketoimen suorittamisesta lukien (raha- ja rahoituslaki, art. L.561-12).
• Markkinointitiedot: 3 vuotta pyynnöstänne tai 30 päivää, jos osoitettanne ei ole vahvistettu; ellei vastustusta ole esitetty.
• Evästeet: kesto täsmennetään sille varatussa osiossa (enintään 13 kuukautta suostumusta edellyttävien seurantatyökalujen osalta).

8. Tietoturva

Tietojen suojaamiseksi on otettu käyttöön teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä: arkaluonteisten tietojen salaus lepotilassa (AES-256-GCM-holvi), rekisterin sinetöinti ja aikaleimaus (SHA-256-tiiviste), pääsynhallinta, lokitus. Epäilyilmoituksen luottamuksellisuutta kunnioitetaan sisäänrakennetusti (raha- ja rahoituslaki, art. L.561-18): sen olemassaoloa tai sisältöä ei paljasteta asiakkaalle.

9. Oikeutesi

GDPR:n mukaisesti sinulla on oikeus tutustua tietoihin, oikaista, poistaa, rajoittaa käsittelyä, vastustaa käsittelyä ja siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, sekä oikeus antaa ohjeita tietojesi kohtalosta kuolemasi jälkeen.

Tuntemistietojen osalta tiettyjen oikeuksien käyttöä (erityisesti oikeutta tietojen poistamiseen) voivat rajoittaa AML/CFT:lle ominaiset lakisääteiset säilytys- ja luottamuksellisuusvelvoitteet, ja se on osoitettava rekisterinpitäjänä toimivalle ammattilaiselle.

Oikeuksiesi käyttämiseksi niiden käsittelytoimien osalta, joiden rekisterinpitäjä Vigilae on: rgpd@vigilae.org. Voit tehdä valituksen Ranskan tietosuojaviranomaiselle CNIL (www.cnil.fr).

10. Evästeet

Sivusto tallentaa vain sen toiminnalle ja näyttöasetuksillesi ehdottoman välttämättömät tiedot (vaalea/tumma teema, kieli, suostumusvalintasi muistaminen), jotka säilytetään paikallisesti selaimessasi. Jos saavut kumppanin linkin kautta, sivusto säilyttää siellä myös kyseisen kumppanin koodin, jota käytetään enintään kolmekymmentä päivää (katso ”Kumppanikoodi”, osio 3). Se käyttää evästeetöntä kävijämittausta (Umami, itse isännöity), joka on vapautettu suostumuksesta. Lisäksi se käyttää Google Analytics 4:ää, joka on kolmannen osapuolen seurantatyökalu ja edellyttää ennakkosuostumusta: tällä työkalulla ei mitata mitään ennen kuin olet hyväksynyt palkin (oletuksena kieltäytyminen, ei mainosevästeitä). Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa hylkäämällä palkin tai poistamalla sivuston tiedot selaimestasi.

11. Muutokset

Tätä käytäntöä voidaan päivittää. Sovellettava versio on se, joka on julkaistu tällä sivulla tarkasteluhetkelläsi.