Tietosuojakäytäntö (GDPR)

Viimeksi päivitetty: 22. kesäkuuta 2026

1. Rekisterinpitäjä

Jäljempänä kuvattujen käsittelytoimien (tili-, markkinointi- ja selaustietojen) rekisterinpitäjä on:

Yhtiö

SAS Vigilae, 4 ZA des Grands Prés, 01170 Chevry

Tietosuojayhteyshenkilö

rgpd@vigilae.org — Alexandre PEREIRA, tietosuojavastaava

2. Erityisrooli rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämiseen (AML/CFT) liittyvien tietojen osalta (rekisterinpitäjä / henkilötietojen käsittelijä)

Seuraava erottelu on olennainen:

• Asiakkaan tuntemismenettelyihin liittyvät tiedot (ammattilaisen asiakkaiden henkilöllisyys, tosiasialliset edunsaajat, asiakirjat, seulonnan tulokset, epäilyilmoituksen ainekset): palvelua käyttävä ilmoitusvelvollinen ammattilainen on rekisterinpitäjä; Vigilae toimii henkilötietojen käsittelijänä GDPR:n 28 artiklan tarkoittamassa merkityksessä, käyttäjän dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti ja käsittelysopimuksen (DPA) puitteissa.
• Tili-, laskutus-, markkinointi- ja selaustiedot: Vigilae on rekisterinpitäjä.

AML/CFT-käsittelytoimet perustuvat ammattilaista koskevaan lakisääteiseen velvoitteeseen (Ranskan raha- ja rahoituslaki, art. L.561-1 ja seuraavat); tietyt säilytysajat ja oikeuksien rajoitukset johtuvat suoraan tästä.

3. Käsiteltävät tiedot ja käyttötarkoitukset

Tili ja palvelun käyttö

Ammatillinen henkilöllisyys, sähköposti, kirjautumistunnukset, tekniset lokit — palvelun tarjoamiseksi, turvaamiseksi ja parantamiseksi.

Tuntemistiedot (henkilötietojen käsittelijänä)

Käyttäjän toimittamiin AML/CFT-huolellisuustoimiin tarvittavat tiedot — mahdollistamaan tietojen poiminnan, tosiasiallisten edunsaajien tunnistamisen, riskin luokittelun, seulonnan ja todisteaineiston kokoamisen käyttäjän ohjeiden mukaisesti.

Ilmainen vaatimustenmukaisuusauditointi

Kyselyn vastaukset ja yhteydenoton sähköposti — pisteytyksen ja suositusten toimittamiseksi sekä tarvittaessa teihin uudelleen yhteyden ottamiseksi.

Markkinointi ja liikesuhde

Ammatilliset yhteystiedot — kaupallista viestintää varten, oikeutetun edun ja/tai suostumuksen perusteella, vastustamisoikeuksin milloin tahansa.

Evästeet ja kävijämittaus

Katso alla oleva ”Evästeet”-osio.

4. Käsittelyn oikeusperusteet

• Sopimuksen täytäntöönpano (palvelun tarjoaminen käyttäjälle).
• Käyttäjän lakisääteinen velvoite (AML/CFT-järjestelmä), henkilötietojen käsittelijänä käsiteltävien tuntemistietojen osalta.
• Oikeutettu etu (tietoturva, palvelun parantaminen, mitoitettu B2B-markkinointi).
• Suostumus (ei-välttämättömät evästeet, tietyt viestit).

5. Vastaanottajat ja alihankkijat

Tiedot ovat julkaisijan valtuutetun henkilöstön ja tarvittaessa sopimusteitse säänneltyjen teknisten alihankkijoiden käytettävissä, erityisesti:

• palveluntarjoaja (hosting) (Hetzner Online GmbH, Saksa — Euroopan unioni);
• seulontapalvelujen tarjoajat (pakoteluettelot, varojen jäädytys, poliittisesti vaikutusvaltaiset henkilöt) — ComplyAdvantage, kun ulkoinen seulonta on aktivoitu;
• tekoälyavustuksen tarjoaja (asiakirjojen poiminta, kopilotti) — Google Cloud (Vertex AI), Euroopan unionin alue, kun tekoälyavustus on aktivoitu.

Tietoja ei myydä eikä luovuteta kolmansille osapuolille kaupallisiin tarkoituksiin.

6. Siirrot Euroopan unionin ulkopuolelle

Tiedot säilytetään ja käsitellään Euroopan unionin alueella. Tekoälyavustus- (Google Cloud — Vertex AI) ja seulontapalvelut on määritetty EU-alueelle; valitussa kokoonpanossa ei tehdä lainkaan siirtoja EU:n ulkopuolelle. Mikäli otettaisiin käyttöön alihankkija, joka edellyttäisi siirtoa EU:n ulkopuolelle, tällainen siirto suojattaisiin asianmukaisin takein (vakiosopimuslausekkeet tai riittävyyttä koskeva päätös), ja tämä käytäntö päivitettäisiin.

7. Säilytysajat

• Tilitiedot: sopimussuhteen keston ajan, minkä jälkeen arkistointi sovellettavien lakisääteisten velvoitteiden mukaisesti.
• Tuntemistiedot: säilytetään rekisterinpitäjänä toimivan ammattilaisen valvonnassa. AML/CFT-sääntely edellyttää 5 vuoden säilytystä liikesuhteen päättymisestä tai liiketoimen suorittamisesta lukien (raha- ja rahoituslaki, art. L.561-12).
• Markkinointitiedot: 3 vuotta viimeisimmästä yhteydenotosta, ellei vastustusta ole esitetty.
• Evästeet: kesto täsmennetään sille varatussa osiossa (enintään 13 kuukautta suostumusta edellyttävien seurantatyökalujen osalta).

8. Tietoturva

Tietojen suojaamiseksi on otettu käyttöön teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä: arkaluonteisten tietojen salaus lepotilassa (AES-256-GCM-holvi), rekisterin sinetöinti ja aikaleimaus (SHA-256-tiiviste), pääsynhallinta, lokitus. Epäilyilmoituksen luottamuksellisuutta kunnioitetaan sisäänrakennetusti (raha- ja rahoituslaki, art. L.561-18): sen olemassaoloa tai sisältöä ei paljasteta asiakkaalle.

9. Oikeutesi

GDPR:n mukaisesti sinulla on oikeus tutustua tietoihin, oikaista, poistaa, rajoittaa käsittelyä, vastustaa käsittelyä ja siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, sekä oikeus antaa ohjeita tietojesi kohtalosta kuolemasi jälkeen.

Tuntemistietojen osalta tiettyjen oikeuksien käyttöä (erityisesti oikeutta tietojen poistamiseen) voivat rajoittaa AML/CFT:lle ominaiset lakisääteiset säilytys- ja luottamuksellisuusvelvoitteet, ja se on osoitettava rekisterinpitäjänä toimivalle ammattilaiselle.

Oikeuksiesi käyttämiseksi niiden käsittelytoimien osalta, joiden rekisterinpitäjä Vigilae on: rgpd@vigilae.org. Voit tehdä valituksen Ranskan tietosuojaviranomaiselle CNIL (www.cnil.fr).

10. Evästeet

Sivusto tallentaa vain sen toiminnalle ja näyttöasetuksillesi ehdottoman välttämättömät tiedot (vaalea/tumma teema, kieli, suostumusvalintasi muistaminen), jotka säilytetään paikallisesti selaimessasi. Se käyttää evästeetöntä kävijämittausta (Umami, itse isännöity), joka on vapautettu suostumuksesta. Lisäksi se käyttää Google Analytics 4:ää, joka on kolmannen osapuolen seurantatyökalu ja edellyttää ennakkosuostumusta: tällä työkalulla ei mitata mitään ennen kuin olet hyväksynyt palkin (oletuksena kieltäytyminen, ei mainosevästeitä). Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa hylkäämällä palkin tai poistamalla sivuston tiedot selaimestasi.

11. Muutokset

Tätä käytäntöä voidaan päivittää. Sovellettava versio on se, joka on julkaistu tällä sivulla tarkasteluhetkelläsi.