Tietosuojakäytäntö (GDPR)

Viimeksi päivitetty: 21. elokuuta 2026

1. Rekisterinpitäjä

Jäljempänä kuvattujen käsittelytoimien (tili-, markkinointi- ja selaustietojen) rekisterinpitäjä on:

Yhtiö

VIGILAE, yhden osakkeenomistajan yksinkertaistettu osakeyhtiö (SASU), 4 ZA Les Grands Prés, 01170 Chevry — R.C.S. Bourg-en-Bresse, SIREN 108 950 528

Tietosuojayhteyshenkilö

rgpd@vigilae.org — Alexandre PEREIRA, tietosuojavastaava

2. Erityisrooli rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämiseen (AML/CFT) liittyvien tietojen osalta (rekisterinpitäjä / henkilötietojen käsittelijä)

Seuraava erottelu on olennainen:

• Asiakkaan tuntemismenettelyihin liittyvät tiedot (ammattilaisen asiakkaiden henkilöllisyys, tosiasialliset edunsaajat, asiakirjat, seulonnan tulokset, epäilyilmoituksen ainekset): palvelua käyttävä ilmoitusvelvollinen ammattilainen on rekisterinpitäjä; Vigilae toimii henkilötietojen käsittelijänä GDPR:n 28 artiklan tarkoittamassa merkityksessä, käyttäjän dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti ja käsittelysopimuksen (DPA) puitteissa.
• Tili-, laskutus-, markkinointi- ja selaustiedot: Vigilae on rekisterinpitäjä.

AML/CFT-käsittelytoimet perustuvat ammattilaista koskevaan lakisääteiseen velvoitteeseen (Ranskan raha- ja rahoituslaki, art. L.561-1 ja seuraavat); tietyt säilytysajat ja oikeuksien rajoitukset johtuvat suoraan tästä.

3. Käsiteltävät tiedot ja käyttötarkoitukset

Tili ja palvelun käyttö

Ammatillinen henkilöllisyys, sähköposti, kirjautumistunnukset, tekniset lokit — palvelun tarjoamiseksi, turvaamiseksi ja parantamiseksi.

Tuntemistiedot (henkilötietojen käsittelijänä)

Käyttäjän toimittamiin AML/CFT-huolellisuustoimiin tarvittavat tiedot — mahdollistamaan tietojen poiminnan, tosiasiallisten edunsaajien tunnistamisen, riskin luokittelun, seulonnan ja todisteaineiston kokoamisen käyttäjän ohjeiden mukaisesti.

Ilmainen vaatimustenmukaisuusauditointi

Kyselyn vastaukset ja yhteydenoton sähköposti — pisteytyksen ja suositusten toimittamiseksi sekä tarvittaessa teihin uudelleen yhteyden ottamiseksi.

Markkinointi ja liikesuhde

Ammatilliset yhteystiedot — kaupallista viestintää varten, oikeutetun edun ja/tai suostumuksen perusteella, vastustamisoikeuksin milloin tahansa.

Evästeet ja kävijämittaus

Katso alla oleva ”Evästeet”-osio.

4. Käsittelyn oikeusperusteet

• Sopimuksen täytäntöönpano (palvelun tarjoaminen käyttäjälle).
• Käyttäjän lakisääteinen velvoite (AML/CFT-järjestelmä), henkilötietojen käsittelijänä käsiteltävien tuntemistietojen osalta.
• Oikeutettu etu (tietoturva, palvelun parantaminen, mitoitettu B2B-markkinointi).
• Suostumus (ei-välttämättömät evästeet, tietyt viestit).

5. Vastaanottajat ja alihankkijat

Tiedot ovat julkaisijan valtuutetun henkilöstön ja tarvittaessa sopimusteitse säänneltyjen teknisten alihankkijoiden käytettävissä, erityisesti:

• palvelintilan tarjoaja (OVH SAS : ylläpito, Ranska — Euroopan unioni; Hetzner Online GmbH : varmuuskopiointi, Saksa — Euroopan unioni);
• asiakkuudenhallintajärjestelmä (HubSpot Ireland Ltd — tiedot säilytetään Euroopan unionissa), sivuston julkisten lomakkeiden (verkkoauditointi, esittely) kautta lähetettyjen yhteydenottojen kirjaamiseen ja seurantaan — ei koskaan asiakasaineistojen tietoja;
• maksupalveluntarjoaja (Stripe Payments Europe, Ltd. — Irlanti — Euroopan unioni) tilausmaksujen veloitusta ja maksuvälineiden hallintaa varten ;
• tekoälyavun tarjoaja (Google Cloud — Vertex AI, Anthropicin Claude-malli — Euroopan unioni) asiakirjojen avustettuun poimintaan ja asiakirjakopilottiin ;
• sähköpostien välityspalvelun tarjoaja (Brevo — Sendinblue SAS, Ranska — Euroopan unioni), tapahtumaviestien lähettämiseen: ammattilaisen asiakkaalle osoitettu asiakirjapyyntö, auditointiraportti, koosteet ja muistutukset. Se saa vastaanottajan sähköpostiosoitteen ja nimen, viestin aiheen ja sisällön sekä liitetiedostot;
• ei yhtään seulontapalvelun tarjoajaa: viralliset luettelot (Euroopan unioni, Yhdistyneet kansakunnat, Ranskan Direction générale du Trésor) ladataan omille palvelimillemme, ja vertailu tehdään paikallisesti. Yhdenkään asiakkaan nimeä ei välitetä kolmannelle osapuolelle seulottavaksi;
• tekoälyavustus (asiakirjojen tietojen poiminta, kopilotti): sitä ei ole toistaiseksi otettu käyttöön — mitään tietoja ei välitetä mallin tarjoajalle, ja tekoälyhavainnointi pysyy inerttinä. Seulonta, riskiluokitus ja rekisteri toimivat ilman sitä, deterministisillä moottoreilla. Jos tämä avustus otettaisiin käyttöön, valittu palveluntarjoaja ja sen alue mainittaisiin tässä ja alihankkijoiden luettelossa ennen minkäänlaista käsittelyä.

Tietoja ei myydä eikä luovuteta kolmansille osapuolille kaupallisiin tarkoituksiin.

6. Siirrot Euroopan unionin ulkopuolelle

Tiedot säilytetään ja käsitellään Euroopan unionin alueella. Valitussa kokoonpanossa ei tehdä lainkaan siirtoja EU:n ulkopuolelle. Mikäli otettaisiin käyttöön alihankkija, joka edellyttäisi siirtoa EU:n ulkopuolelle, tällainen siirto suojattaisiin asianmukaisin takein (vakiosopimuslausekkeet tai riittävyyttä koskeva päätös), ja tämä käytäntö päivitettäisiin.

7. Säilytysajat

• Tilitiedot: sopimussuhteen keston ajan, minkä jälkeen arkistointi sovellettavien lakisääteisten velvoitteiden mukaisesti.
• Tuntemistiedot: säilytetään rekisterinpitäjänä toimivan ammattilaisen valvonnassa. AML/CFT-sääntely edellyttää 5 vuoden säilytystä liikesuhteen päättymisestä tai liiketoimen suorittamisesta lukien (raha- ja rahoituslaki, art. L.561-12).
• Markkinointitiedot: 3 vuotta viimeisimmästä yhteydenotosta, ellei vastustusta ole esitetty.
• Evästeet: kesto täsmennetään sille varatussa osiossa (enintään 13 kuukautta suostumusta edellyttävien seurantatyökalujen osalta).

8. Tietoturva

Tietojen suojaamiseksi on otettu käyttöön teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä: arkaluonteisten tietojen salaus lepotilassa (AES-256-GCM-holvi), rekisterin sinetöinti ja aikaleimaus (SHA-256-tiiviste), pääsynhallinta, lokitus. Epäilyilmoituksen luottamuksellisuutta kunnioitetaan sisäänrakennetusti (raha- ja rahoituslaki, art. L.561-18): sen olemassaoloa tai sisältöä ei paljasteta asiakkaalle.

9. Oikeutesi

GDPR:n mukaisesti sinulla on oikeus tutustua tietoihin, oikaista, poistaa, rajoittaa käsittelyä, vastustaa käsittelyä ja siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, sekä oikeus antaa ohjeita tietojesi kohtalosta kuolemasi jälkeen.

Tuntemistietojen osalta tiettyjen oikeuksien käyttöä (erityisesti oikeutta tietojen poistamiseen) voivat rajoittaa AML/CFT:lle ominaiset lakisääteiset säilytys- ja luottamuksellisuusvelvoitteet, ja se on osoitettava rekisterinpitäjänä toimivalle ammattilaiselle.

Oikeuksiesi käyttämiseksi niiden käsittelytoimien osalta, joiden rekisterinpitäjä Vigilae on: rgpd@vigilae.org. Voit tehdä valituksen Ranskan tietosuojaviranomaiselle CNIL (www.cnil.fr).

10. Evästeet

Sivusto tallentaa vain sen toiminnalle ja näyttöasetuksillesi ehdottoman välttämättömät tiedot (vaalea/tumma teema, kieli, suostumusvalintasi muistaminen), jotka säilytetään paikallisesti selaimessasi. Se käyttää evästeetöntä kävijämittausta (Umami, itse isännöity), joka on vapautettu suostumuksesta. Lisäksi se käyttää Google Analytics 4:ää, joka on kolmannen osapuolen seurantatyökalu ja edellyttää ennakkosuostumusta: tällä työkalulla ei mitata mitään ennen kuin olet hyväksynyt palkin (oletuksena kieltäytyminen, ei mainosevästeitä). Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa hylkäämällä palkin tai poistamalla sivuston tiedot selaimestasi.

11. Muutokset

Tätä käytäntöä voidaan päivittää. Sovellettava versio on se, joka on julkaistu tällä sivulla tarkasteluhetkelläsi.